意思決定を導く「社内向け資料」の作成ポイント

意志決定シナリオを補足する社内用の資料の作成ポイント
よく錬られた物語の「あらすじ」で意志決定を導く社内資料の構成における"型"とは?

社内業務の効率化による「無駄の改善」で、会議の運営方針やそのために見栄えに傾倒した資料作成の在り方が大手企業を中心に見直されてきました。

その意図する所は、本来の作業に時間を集中させるための業務改善や社内慣習の変革です。それは単なるDX(デジタル化推進)による社内のペーパーレス化だけではなく、不必要なccメール送信や会議の資料依存による情報過多を回避する伝達業務におけるコミュニケーションの見直しでもあります。

単なる資料作成ツールの是非やペーパレス化ではなく、稟議の申請や活動計画の承認など社内の意志決定に関わるコミュニケーション手段として社内向けの提案や企画資料の作成ポイントを思索します。

キーワードは、意思決定を導く社内資料の提案骨子(コンセプト)となりシナリオの型でもある「”あらすじ”の構築」です。

目次

社内資料の目的

一般的に社内において文章で残す資料には、大きく2つの目的が存在します。多くの場合、伝達業務における報告や連絡などの「情報共有」が挙げられます。残りは、社内活動の決済や承認を得るための「意志決定」に関わる稟議資料です。

1. 「情報共有」

業務報告やキックオフミーティング用、また議事録など情報共有を目的とした報告や記録用の書類

2. 「意志決定を引き出す」

社内で決済や改善や企画立案のための討議による意志決定を目的とした討議資料

「1.情報共有」としては、日報や営業報告などチーム会や部署の会議で共有する資料が上げられます。これらは職種に関係なく、社会で多くの方がこれら報告関連の書類作成はある程度、経験してこられると考えられます。また組織に関係なく報告関連の書式型式もネットなどで検索すれば見本を閲覧したりすることも可能です。

これに対して「2. 意思決定を引き出す」資料は、企画立案や改善提案など特定の業務に依存することもあり必ずしも誰もが経験する作業ではありませんでした。

特に昨今では、新規事業の計画やワークスタイル改善などで多様な部署や人材を集めた社内横断のワーキンググループを発足することがあります。突然、プロジェクトリーダーとなり企画・計画の立案などの資料のとりまとめを指示されることも珍しくありません。

ある程度の規模の組織であれば、過去の参考と成る資料をテンプレートとして利用したり社内規定の書式が存在する場合もあります。しかし、多くの企業では、各人が書類を一から作るケースが往々にして起こります。

特に現状報告から今後の計画を示し意志決定を引き出すための資料の場合、スライド(資料)の見せ方など体裁ではない伝達情報のシナリオの”型”となる流れを意識した適切な資料構成が必要となります。この基本シナリオでもある提案骨子のあらすじと言える基本の型を覚えることで、書類作成の効率化が図れます。

最初に考えるべき提案骨子の「あらすじ」

「エレベーターピッチ」に学ぶ簡潔な流れ

カリフォルニア州のシリコンバレーで、支援を募るために起業家が15秒から30秒以内で投資家の興味を惹きつける”エレベーターピッチ“が有名になりました。

このネーミングは、エレベーターに搭乗する短い時間でもビジネスプランを人に適切に伝える為に簡潔かつ分かりやすく情報をまとめる意図から付いたと言われます。

それは多忙な重要人物に対して、短時間で伝えるべき内容を簡潔にまとめてビジネスチャンスを生み出すプレゼンの手法(=話法)です。そのシナリオ骨子となる「あらすじ」の構築に「GTCメモ」という3つのキーワードで情報を整理する方法があります。

GTCメモの要素
  • G:Goal(自分の提案の最終目的)
  • T:Target(相手のニーズ)
  • C:Connect(相手と自分の要求が交わるアプローチ)

このメモの主な用途は、短時間で理解を得るための論理的な流れを3つの軸から整理し、初対面の相手にも興味を惹きつけるためのシナリオ作成です。その場で意思決定を含めたクロージングに至らなくとも相手に興味を抱かせて、後日に正式な提案や説明機会へ結びつけることが狙いです。

社内向け資料作成との共通点は、多忙な相手に分かりやすい内容と流れで意志決定や行動喚起に繋げることです。「GTCメモ」を社内提案用のシナリオ骨子(=資料構成)となる「GTOシナリオ設定」を紹介します。

社内の意志決定を導く「GTOシナリオ設定」

社内向けに企画提案を考える際も、まずは提案のシナリオ骨子から整理します。物語に喩えれば大まかな「あらすじ」にあたる部分です。

双方の思惑や利害一致するアプローチを導くという、基本コンセプトはGTCメモと同じです。GTCメモの場合、初対面に対する興味喚起を前提にしているため、社内の意志決定に導く用途にキーワードを一部、改良しました。

最初のGoal(目的)と2番目のTarget(提供価値)は一緒で、最後をOpportunity(機会)という単語に置き換え意志決定に導くことに提案側の意識をフォーカスしています。

この最後のキーワードをOpportunityとしている意図として、会社組織として提案内容が商機を導く機会であることをより強く想起させる狙いがあります。

特に上司や役員などに対する提案資料では、単に相互の思惑を繋げるアプローチの探索だけでなく組織としてどのようなビジネス展開に貢献可能かが提案内容には必要だからです。

スクロールできます
GGoal提案側の目的であり提供価値例:有給消化を自由に実行する
TTarget受け手側が問題解決から享受する恩恵例:労務管理と労働のバランス
OOpportunity双方の思いから生まれる機会商機例:社会情勢に影響されない労働環境の探索
例:ワーケーション導入の検討
最後の”Opportunity”では、複数のアイデアを連ねることも可能。

明確な目的と提供価値を備えたキーメッセージ設計

まずは、このGTOシナリオ設定のフレームを利用して考えを整理します。これは後に企画の方向性がブレてないかを検証する指針にもなり、シンプルな切り口故に一人りでも、またチームの初期ブレスト会議でも提案の方向性を見出す時の思考補助になります。

更にGTOシナリオの要素を一文にまとめることで、提案コンセプトのキーメッセージにもなります。この時に気を付ける点は、目的(G)とターゲットの恩恵(T)の相関関係が弱い場合、導かれる新たな機会(O)が期待とかけ離れて納得感が生まれないことがあります。

このような場合は、一方的な提案内容になっていないか提供価値を丁寧に掘り下げて検討します。理想では、受け手側のニーズやプロファイルを見定めた上で提供価値を設定できればアイデアに説得力が自ずと備わります。

現実的な方法としては、目的(G)が相手に対してどのようなビジネス上の商機(O)を生み出せるかを深く思索する中で双方の意図にズレがないかを確認します。

特に社内向けの提案資料の場合、提案相手は上司や役員であるため受け手のニーズやプロファイルを思いつくことは、身近に存在する人物故に想像しやすいと考えられます。

具体的なギャップ整理を進める方法として、バリュープロポジションキャンパスというフレームワークを利用して双方の思惑を可視化する方法を説明していきます。

「バリュープロポジションキャンバス」で提供価値のギャップ整理

利害一致におけるギャップの確認方法として、「バリュープロポジションキャンパス」というフレームワークは相互の思惑を可視化し提供価値をビジュアル化できる優れたフレームワークです。

提供価値と対象者の恩恵が合致して価値創造が成される
出典:アレックス・オスターワルダー著『バリュー・プロポジション・デザイン』(2015)翔泳社

提案内容において、受け手である社内の上司や役員が抱える任務において提案する内容がどのような恩恵(=満足)や利害一致、また経営課題に対する問題解決になりえるか(=処方)が、提供価値における合致具合を確認します。

このフレームワークの利用ポイントは、ビジュアル化することで独りよがりな一方的な提案内容になっていないかを確認しやすくする効果が期待できます。

提案のキーメッセージとなる提案骨子を整理してから、討議用の資料として内容を肉付けしていきます。

社内向け資料「作法と構成」

タイム&ミニマムを意識したコミュニケーション

エレベーターピッチ同様、上司や役員など多忙な人達には最初に結論を伝えて詳細の内容に移るコミュニケーションの流れは、分かりやすい伝達要素である「5W1H」と並び社会人の基本と言えます。

提案(結論)から詳細(理由>根拠)に移行する展開を表す論理ピラミッドのイラスト
提案書の構成を論理的ピラミッド構造で示したイラスト

特に口頭の説明が苦手なひとに共通する点では、時系列に説明を施し話しが助長過ぎるだけなく、一筋のシナリオ展開が論理的に整ってなかったり、また、相手が判断するための情報不足や意志決定後の行動を想起させる情報が乏しいなどの原因が上げられます。

資料作成に時間が掛かるひとは、基本の型を知らないが故に構成に時間が掛かりすぎて意志決定を補助する関連データの収集や分析に十分に時間を掛けられずに説得力に欠けるケースがよく見かけます。

これは報告などの情報共有にも共通します。例えば、上司に客先で発生した問題を報告するにあたり時系列に長々と話しを進める新人社員などに対して、「それで、顧客側への対応(結論)はどうなっているの?」と途中で話しを質問で遮られることが起こります。

伝達の時間と内容は、タイム&ミニマム(手短で簡潔)な情報整理の意識を持つことでコミュニケーションの質が向上していきます。それはつまり、聴き手側の時間を無駄に消費しないビジネス上の気遣いでもあります。

また、ひとは情報が増えて選択肢が増え過ぎると迷いが生まれ一貫性を失いがちな状況に陥ります。かといって代替案の無いアイデアに対しては、Yes,Noの判断になるため短角的な決断を受け手側に迫るかたちになり、提案を承認される機会が低下します。

仮に選択肢が無くとも、判断材料は複数の視点から提示しておくことで深く検討する状況を構築できます。具体的には、意志決定を補足する現状分析やデータの提示は意志決定に影響する受け手側の検討段階に重要なポイントとなります。逆に検討に値しない提案内容は、承認を得る機会は非常に低くなります。

ポイント
  • 伝える結論から始めて、詳細に移行
  • 一文は簡潔に要点を押さえて伝える意識を持つ
  • 提案内容の論理的な根拠となる現状分析や客観的な補足データを準備し説得力を構築し納得を得る

社内向け資料の基本構成

社内用として話しの流れとなる「型」としての構成は、外部向け提案書の要約である「エグゼクティブサマリー」の構成と類似します。以下が、基本構成の要素になります。

  1. キーメッセージ(結論やコンセプト)
  2. 現状分析
  3. 提案の詳細
  4. 期待される効果と想定リスク
  5. 実行計画 (ひと、モノ、かね)
1. キーメッセージ

GTOシナリオで要素を抽出した内容を一文にまとめて、それを提案のコンセプトとして最初に伝える

2. 現状分析

現状の問題点からあるべき姿にするための課題を導き、ポイントを過剰書きで掲載します。補足のデータなどは簡易グラフを入れ詳細事項などは最後に参照情報を添付しておきます。

3. 提案の詳細

提案の具体的な内容や流れを箇条書きなどで解説する。

4. 期待される効果と想定リスク

提案のメリットとリスク(不安材料)を挙げ、リスクに対する想定の予防策も掲載して不安を腐食させる。

5. 実行計画

単なるスケジュールでなく実現に向けた体制、必要なモノや必要な概算の予算感を提示し計画実行の具体的なイメージを抱かせる。この実行計画が意志決定の材料となり判断を推し進める。

資料作成のポイント

「エグゼクティブサマリー」で全体像を俯瞰させる

伝えたい内容を端的に図式化する

社内用資料のレイアウトに関しては、装飾目的ではなく理解促進を狙いとした情報伝達の技能とした最低限のデザインリテラシーをビジネスパーソンも理解しておくことは必要です。

資料体裁のポイントは、実行計画以外の1から4までの要素を1ページにまとめて全体像を一目で把握できる「資料の要約化」を施すことが重要です。特に多忙な人たちにへの時間の配慮になります。

詳細な情報は、参照資料を巻末に添付する型で構いません。このように伝えたい内容を簡潔に要約した資料を「エグゼクティブサマリー」と呼びます。ポイントは、長文の説明ではなく箇条書き要素を図式化して眼から直感的に内容を把握が出来る工夫を施します。

また意思決定に導くために、考えさせたり迷わせる要素を取り除きながら提案シナリオに集中させる配慮も重要です。例えば論理に穴や矛盾がないか、つねに自問しながら批判的な視点で内容を精査することが必要です。それにより反論に対する事前の準備も整えられます。

社内資料の作成には、集中と理解を深めてながら納得してもらうために数字による補足データなど意志決定の推進を高める要素を盛り込むことで、特に役員レベルなどにはアイデアの実行性に期待を抱かせる効果を狙います。

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まとめ

コミュニケーションの「ひな型化」で資料作成を時短

最近は資料作成ソフトのパワーポイントの使用禁止を実施するIT系企業があります。それは前述してきたように、無駄な作業時間の削減です。また意志決定に重要な会議体の運営方法が改善されても、社内の討議資料がなくなる訳ではありません。

書類だけでなく口頭による伝達であっても、伝える内容の情報整理と伝達の「型」を身につけておくことは、社内外の提案だけでなく交渉時にもビジネスパーソンとして有用な能力です。そして提案における構成をパターン化しておくことで、注力すべき生産作業の時間、つまりアイデアを創出するための思考する時間の更なる確保が可能となります。

社内用の資料構成に見栄えなどに手の込んだスライド作成は不要ですが、意思決定を導く討議のための社内資料はその基本骨子である「あらすじ」を入念に錬って相手の興味を掴み、提案内容の世界へ引き込むことが重要です。

そして、意志決定に迷いを生じさせるような情報を削ぎ落としつつ、現状分析やメリットやデメリットの提示や実際の実行メージを想起させる補足情報で検討を仰ぐ流れが稟議など社内向け資料構成で最も重要なポイントとなります。

まとめ:意思決定を導くシナリオ「社内向け資料」作成ポイント
  • タイム&ミニマムを意識した伝達スタイルで相手の時間を無駄に消費しない意識を持つ
  • 時系列で話しを進めるのでなく、ポイントを絞って結論から伝え詳細を説明する
  • 意志決定を導く討議目的の資料は、基本シナリオとなる「あらすじ」を最初に整える
  • 資料の構成要素の「型」を知り資料作成の効率化を図る
  • 箇条書きを活用して理解を深めさせる工夫を施す
  • 客観的データや、ひと,モノ,カネからなる実行計画で実際の状況を想起させて判断を促す

参考文献

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意志決定シナリオを補足する社内用の資料の作成ポイント

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