昨今では、新規事業の開発やワークスタイル改善などで部署横断で多様な人材を集めた社内横断のワーキング・グループを発足することがあります。突如、プロジェクトリーダーとして企画・立案などの社内資料のとりまとめを命じらることも珍しくありません。
また、社内業務の効率化による「時短の促進」が問われる中で、会議の運営準備や見栄えに費やされる資料作成の見直しが進んできました。
単なるパワポなど資料作成ツールの利用の是非やペーパレス化などの手段の変更だけではなく、稟議申請や新たな活動計画の承認において、社内の意志決定に関する適切な判断材料の提示や情報構成を理解していることが組織内の敏速な意思形成に重要な要因となります。
今回のキーワードは、意思決定を導く社内資料における基本の構成となる「あらすじ(型)」を説明していきます。
2種類の社内資料
一般的に、社内で利用される資料には、大きく2種類の文章が存在します。多くは、普段の伝達業務における報告や連絡などの「情報共有」としての記録資料と、社内活動の決済や承認を得るための「意志決定」に関わる討議資料です。
- 1. 「情報共有」
-
業務報告やキックオフミーティング用、また議事録など情報共有を目的とした報告や記録用の書類
- 2. 「意志決定」
-
社内で決済や改善や企画立案の討議のための意志決定を目的とした討議資料
1.「情報共有」としては、日報や営業報告などチーム会や部署の会議で共有する資料が上げられます。これらは職種に関係なく、多くのひとがこれら報告関連の書類作成は経験してくると考えられます。また、報告関連の書式などもネットなどで検索すればケースごとの見本が掲載されています。
2.「意思決定」の資料では、事業計画や改善提案など携わるのは特定の職種に依存する場合もあり、誰もが経験する業務ではありませんでした。
また、過去の社内資料をテンプレート化して共有する場合もあります。しかし、多くの組織では各人が書類を一から作る属人的な作業に依存することが往々にして起こります。
特に新たな事業開発など現状の報告・分析から今後の計画を示し意志決定を引き出すための社内向け企画資料では情報の体裁や流れとなる「あらすじ」が論理的な構成と同様に意志決定には重要になります。
資料の書式を「論理的な情報伝達の型」としてパターン化しておけば、毎回、構成を考える手間が省けて、その分、企画内容の検討や考察などの必要な時間に費やすことができます。
提案資料の流れとなる「あらすじ」の型を知る
「エレベーターピッチ」に学ぶ話しの組み立て
カリフォルニア州のシリコンバレーでは、投資家の支援を募るために起業家が15秒から30秒以内で事業計画へ興味を惹きつける”エレベーターピッチ“というプレゼンの話法が存在します。
このネーミングは、エレベーターに搭乗する短い時間でもビジネスプランを適切に伝える簡潔かつ分かりやすくまとめる意図から付いたと言われます。
それは多忙な重要人物に対して、短時間で伝えるべき内容を簡潔にまとめて興味を導く手法(=話法)です。そのシナリオ骨子となる「あらすじ」の構築に「GTCメモ」という3つのキーワードで情報を組み立てる方法があります。
- G:Goal (提案の最終目的)
- T:Target (相手のニーズ:提供価値)
- C:Connection (相手の利点や利益に繋がるアプローチ)
GTCメモの主な目的は、短時間で企画やアイデアの特徴を理解してもらうことです。特に初対面の相手の興味を惹きつけ、その場で意思決定のクロージングに至らなくとも、後日に正式な提案へ結びつけることが狙いです。
このGTCメモと社内向け資料との共通の狙いは、多忙な相手にも分かりやすい流れで意志決定や行動喚起に繋げることです。この「GTCメモ」の構成を社内の提案資料用にカスタマイズしたあらすじの構成、「GTOシナリオ」を紹介します。
社内の意志決定を導く「GTOシナリオの型」
社内向けに企画提案を考える際、まずは提案のシナリオ骨子から整理します。物語に喩えれば大まかな「あらすじ」にあたる部分です。
双方の思惑や利害一致するアプローチを導くという、基本コンセプトはGTCメモと同じです。ただ、GTCメモの場合、初対面のひとに対する興味喚起を前提にしているため、社内の意志決定に導く用途として最後のキーワードをConnect(関係性)からOpportunity(商機)へ変更しています。
最初のGoal(目的)と2番目のTarget(提供価値)は一緒で、最後をOpportunity(商機)に置き換え自社の事業にどのようなインパクトが起こりえるかを明示し、商機を導く機会であることを訴求し意志決定に導く流れを強調します。
特に上司や経営層などに対する社内資料では、相互の恩恵を繋げるアプローチではなく事業としてどのような成長機会が見込めるか判断材料を示すことが最後の決断となる意思決定に影響を及ぼします。
G | Goal | 提案側の目的の未来像 | 例:有給消化を自由に実行できる労働環境 |
T | Target | 受け手側が享受する価値 | 例:労務管理と労働のバランス |
O | Opportunity | 事業成長のための機会や商機 | 例1. 社会情勢に影響を受けにくい継続性ある事業環境 |
例2. ワーケーション導入による離職率の改善 |
提供価値を備えたキーメッセージと共感の設計
このGTOシナリオの3軸の構成を利用して、企画のコアとなるアイデアを整理します。これは、後に企画の方向性がブレていないかを検証する指針にもなります。また、一人りのアイデア検討やチームでのブレストでも提案の方向性を見定める「思考のガイド」ともなります。
さらに、GTOシナリオの要素を簡素に一文でまとめることで提案のキーメッセージを作ることができます。注意点は、目的(G)とターゲットの恩恵(T)の相関関係が弱い場合、導かれる商機(O)が期待と離れて納得感が希薄になる点に気をつけます。
この状況を避けるには、一方的な思い込みから生まれた提案内容になっていないか客観的かつ俯瞰して掘り下げていきます。例えば、受け手側の価値観や個人の性格などを鑑み想像しながら企画骨子を検討することでアイデアに対する共感を抱かせることを意識します。
「バリュープロポジションキャンバス」で見極める提供価値のギャップ
この具体的な方法として、提案の目的(G)が相手(T)に対してどのような商機(O)を生み出せるかを検討する中で双方にズレが生じていないか、「バリュープロポジションキャンパス」というフレームワークを活用して、双方の思惑を可視化して提供価値のズレやギャップが生じていないかを確認します。
提供価値におけるギャップの確認方法として「バリュープロポジションキャンパス」は、相互の思惑を可視化し提案価値をビジュアル化するフレームワークです。
提案内容において、受け手である社内の上司や役員の抱える経営課題において提案内容がどのような満足や利害一致、また経営課題に対する問題解決(=処方)になるか、提供価値のフィット感を可視化します。
いきなり提案資料を作成するのではなく、まずは、相手の意図するニーズの範囲にアイデアが収まるかを確認しながら企画骨子にアイデアの肉付けを行います。
特に提案相手が社内の役員や上司などであれ、全くの初対面でなければ相手のニーズを推測することはある程度は可能でしょう。
ポイントは、独りよがりで一方的な提案内容になっていないかを視覚化して情報精査を行い客観的にアイデアを検証し矛盾点などを洗い出すことです。
社内向け資料の作法と基本構成の例
タイム&ミニマムを意識したコミュニケーション
エレベーターピッチ時と同様に、上司や経営陣などは多忙な役職です。最初に結論を伝えてから、詳細な内容に移る構成が一般的に伝わりやすい流れとなり、「5W1H」と同様に手短な伝達方法の基本の型です。
注意点:実現性や信憑性の配慮
特に口頭の説明が苦手なひとに共通する点は、時系列に説明を進めて話しが長くなり要点が掴みつらい印象があります。また、企画の実現性を判断する材料や実行計画の情報が乏しく具体性や信憑性が欠けている場合などもあります。
さらに、資料作成の基本を身につけていないと資料の構成に時間を掛けすぎて提案の論拠となる関連データの収集や分析に十分な時間を掛けられずに説得力に欠けるケースも起こりがちです。
これは、口頭伝達の情報共有でも共通します。例えば、上司に客先で発生した問題を報告するにあたり時系列に長々と話しを進める新人社員などに、「それで、顧客側への対応(結論)はどうなっているの?」と話しを途中で遮られるケースなどです。
伝達時間と内容は、タイム&ミニマム(手短で簡潔)な情報整理の意識を持つことでコミュニケーションの質が向上していきます。それは、聴き手側の時間を無駄に消費しないビジネス上の気遣いです。
また、ひとは選択肢が増え過ぎると迷いも生まれ判断における一貫性を失いがちになります。かといって、代替案がないアイデアに対しては、Yes/Noの二択選択の判断になり検討の余地もなく提案を却下される状況を招きやすくなります。
仮に代替案がない場合は、複数の視点で提案内容を補足します。例えば、現状分析やデータの提示は反論を予測しながらその部分を補完するファクトなども先回りして集めて反論の対策を準備しておきます。
- 伝える結論から開始して、詳細へ移行
- 一文は簡潔に、要点を押さえて伝える
- 提案内容の論理的な根拠となる現状分析や客観的な補足データを準備する
エグゼクティブサマリーの基本構成(例)
社内用としての提案構成は、外部向け提案書で利用される要約書となる「エグゼクティブサマリー」の構成と類似します。以下が、その基本の構成要素の見本です。
- キーメッセージ(結論/コンセプト)
- 現状分析(提案背景)
- 提案の全体像(提案概要)
- 期待される効果と想定リスク
- 実行計画 (ヒト、モノ、カネ)
- 1. キーメッセージ
-
GTOシナリオで要素を抽出した内容を一文にまとめて、それを提案のコンセプトとして最初に伝える。
- 2. 現状分析
-
現状の問題点からあるべき姿にするための課題を導き、ポイントを過剰書きで掲載します。補足のデータなどは簡易グラフを入れ詳細事項などは最後に参照情報を添付しておきます。
- 3. 提案の詳細
-
提案の具体的な内容や流れを箇条書きなどで解説する。
- 4. 期待される効果と想定リスク
-
提案のメリットとリスク(不安材料)を挙げ、リスクに対する想定の予防策も掲載して不安を腐食させる。
- 5. 実行計画
-
単なるスケジュールでなく実現に向けた体制、必要なモノや必要な概算の予算感を提示し計画実行の具体的なイメージを相手に抱かせる。この実行計画が意志決定の判断材料となり決断を推し進める。
上記の1~4の要素を箇条書きでA4紙面ほどで3~4枚以内でまとめ、補足情報として実行計画1枚を最後に添付して企画内容を手短に伝える工夫を施す。可能であれば実行計画以外は、A3紙面ほどで1枚で一覧できるよう簡素にまとめる。
理解を促すレイアウトや資料の精査方法
全体を俯瞰させる工夫
提案内容の全体像を把握できるコンセプト表現やレイアウトなどで「情報の要約」を施すことは重要です。特に多忙な人たちにへの時間の配慮(タイム&ミニマム)になります。見せ方のポイントでは、説明分ではなく箇条書きや要素を図式化して飛ばし読みで内容を把握させます。
また、考えを迷わせる不必要な情報や要素を取り除きながら資料に集中させる配慮も重要です。特に、誤字脱字や読みにくいレイアウトなど、内容以外の不備や不安要素は最後まで聴く意識を削ぎます。
また、資料の事前精査においては批判的な視点で自身の資料を見直して「反論の穴」を見い出します。これにより、当日の反論に対する事前準備を整えることで落ち着いてプレゼンの本番に臨めます。
判断を促す「4つの評価軸」
社内で企画の提案をする際に、承認者の主観的な判断基準に任せてしまうのではなく、資料に評価項目を敢えて盛り込んでおくことで提案者が客観的に情報整理を進めて判断を後押しする状況を作り出して承認側に最終的な意思決定に注力させる裏技です。
評価項目 | 内容 |
---|---|
1. 緊急性 | 提案の必要性や問題を放置しておくことのリスクとして訴求 |
2. 実現性 | 目的達成における、人材面、組織面、経費面などから鑑みる実現の度合い |
3. 収益性 | 課題解決を果たした後の利益面の予測値 |
4. 将来性 | 目的達成後に、どのような効果や展開が期待できるか |
特に上記の「3. 収益性」や「4. 将来性」などは、経営層において判断の比重が高い評価軸です。提案では、シュミレーションによる予測値を定量的に提示出来れば意志決定を早める事も可能になります。
しかし、緊急性が高く将来性に魅力を見いだせる提案内容の場合は、実現性や収益性の評価が現状では弱くとも採決される可能性もあります。特に新規事業を一から創出すケースです。
これは意志決定における心理的な側面により、左脳の論理の解釈による損得だけで人が必ずしも意志決定をするのではなく、時にはワクワクする情動的な右脳の意思が影響すると考えられています。
提案行為において重要なのはロジックとパッションの程よい均衡と考えます。特に社内提案においては客観的な数値による補足データなどで信頼を高める判断材料を盛り込みつつも、アイデア自体に将来性に期待を抱かせる感情面への訴求を付加することで承認者を動かす動機付けにもなります。
社内資料に重要な要素は、説得でなく「納得」に繋げるファクトと将来性の期待値を想起させるストーリー展開が必要
関連記事リンク
まとめ
コミュニケーションの論理的な「ひな型化」で資料作成を時短
アイデアを伝える資料は、基本的に論理的な情報構成が不可欠です。書類だけでなく口頭による伝達であっても、伝える内容の情報整理と伝達の流れとなる基本の「シナリオ設定」を身につけておくことはビジネスパーソンに重要な能力です。
そして、提案における構成パターンをストックすることで資料作成の生産性を向上しアイデアを創出し検討する時間に集中することが可能になります。
迷いを生じさせない情報構成を意識しつつ、現状分析やメリット・デメリットの提示、実行性や将来性を想起させる補足情報で判断を加速させ意志決定へ繋げる構成を意識します。
- タイム&ミニマムを意識した伝達スタイルで相手の時間を無駄に消費しない意識を持つ
- 時系列で話しを進めるのでなく、ポイントを絞って結論から伝え詳細を説明する
- 意志決定を導く討議目的の資料は、基本シナリオとなる「あらすじ」を最初に整える
- 資料の構成要素の「型」を知り資料作成の効率化を図る
- 箇条書きなどを活用し一覧性で理解を深めさせるレイアウトの工夫を施す
- 客観的データや、「ひと,モノ,カネ」からなる実行計画で未来像を具体的に想起させ決断を促す
- 納得を導くための数値化データや未来の期待値を想起させるストーリー展開を組み込む
参考文献
- 美月あきこ 「15秒で口説くエレベーターピッチの達人」 祥伝社 2014年
- アレックス・オスターワルダー「バリュー・プロポジション・デザイン」 翔泳社 2015年
- 福田 康隆「The Model」 翔泳社 2019年
X(旧ツイッター)やフェースブックのアカウントをフォローを頂くと最新記事を読み逃すことなく閲覧できます。