発注前の事前準備と確認事項
クライアント側の情報整理の重要性
要件定義は、制作会社が主導してプロジェクトの進捗を進めていきますが発注前にクライアント側でも情報整理や準備を進めておくと序盤のヒアリング工程の期間を短縮することもできます。
それにより、前述したような後半の課題設定や評価目標の設定におけるディスカッションや社内調整へ時間を回せるメリットが生まれます。
特に、競合コンペを開催する場合はプロジエクト概要を提案依頼書（RFP：Request for Proposal ）としてコンペ参加企業へオリエンテーション時に配布しプロジェクトの前提条件の共有が必要になります。最低限の情報整理を事前に社内で進めておくことが適切な提案内容と見積を精査して貰うために必要です。
RFPの基本構成
WEBリニューアルにおいて、「プロジェクト概要」、現状のWEBサイトの「環境情報」、そして「調査･分析の補足情報」の3点がRFPとして基本の情報構成になります。
これにより、制作業者も事前にプロジェクトの理解を深めて想定ベースの概算見積ではなく適切な見積や提案内容に期待が持てます。
整理すべき情報一覧
Ⅰプロジエクト概要
- プロジェクト背景（認識している現状の問題や課題）
- 提案依頼の範囲（各要件定義、コンテンツのアイデア、運用･保守など）
- 公開の予定時期
- 納品物（デザイン素材のデータ、要件定義書、CMS操作マニュアルなど）
- 記事原稿の提供の有無
- 提供素材データの型式（JPEG, Photoshop, Wordなど）
Ⅱ環境情報
- WEBサーバー環境のスペック
- アクセスログ解析のアカウント情報（Google Analytics/Google Search ConsoleのIDなど）
- SSL証明書の有無
- 対象デバイス(OS、ブラウザーなど含む）
- 現状のコンテンツ量（WEBサイトのボリュームが分かるサイトマップなど）
Ⅲ調査･分析のための補足情報
- 想定ターゲット（WEBサイトのターゲットオーディエンス）
- 競合他社の提示（同業他社を3社ほど）
- 希望デザインや技術のWEBサンプル（意識するWEBサイトなど）
制作会社に確認すべきプロジェクト設定項目
プロジエクトは3ヶ月から4ヶ月以上の間、定例会を含めて密接に連絡やコミュニケーションを取り合います。そのために発注の際には、制作会社へ確認すべきプロジェクト設計の項目一覧を記載しておきます。
プロジエクト設計における確認リスト
- プロジェクト担当：専任プロジェクト担当者の配置
- その他の各役割の代表者の連絡先を明記した体制図
- 情報共有のツールの有無：メールや携帯以外のやり取りの記録･管理方法
- 緊急時の連絡網(エスカレーションフロー)
- 利用ソフトのバージョン(MSオフィスなど)
プロジェクト設計の注意点
特に、プロジェクトのコミュニケーション上で重要になるのが、上記の1.専任担当者の配置と3.情報共有ツールの導入です。制作側の営業担当者がプロジェクト窓口を兼務するケースがあります。
懸念される点は、連絡が取りずらかったり専門的な質問に対して現場に確認を取るため返答に時差が生じるケースがあります。理想は、専任のプロジェクトマネージャー(PM)を配置している状態です。
デザイナーなどの現場の実務者がPMを兼務する場合、プロジェクトが佳境に入り多忙を極めていく中でコミュニケーション上のトラブルが発生することも起こります。プロジェクト窓口には専任者であるかも確認します。
もう一つのプロジェクトの懸念事項は、プロジエクトの情報共有の方法です。メールなどのやり取りだけでは情報過多になり中盤以降で見過ごしなども多発します。また、エクセルデータのプロジェクト管理だけでは抜け漏れやデータ自体の先祖返りなども起こりがちになります。
クライアント側も確認事項や期限などに追われて目視でWBSを確認するのは負担になります。また、制作管理を行うPMにとっても、アナログなWBSの更新作業は時間を要し負担が大きなものです。
連絡の履歴や共有データの保管、バージョン管理やカレンダーと連動した期限のオートリマンダー機能などを有するタスク管理を統括するプロジェクト管理ツールの導入がお薦めです。
月額のオンラインサービスで利用できるものが多く、利用人数が少ない場合は無料で利用できるサービスもあります。制作を依頼する時に、プロジェクト管理ツールの利用につても確認しましょう。
まとめ
迷走しないサイトリニューアルの指針となる「羅針盤」
WEBサイトリニューアルなどの初期段階では、まずは現状 (“As is”)の問題の整理を行いながら目標となるあるべき姿 (“To Be”)とのギャップを洗い出して課題設定を行います。
この流れをビジネス要件から必要になる機能要件を割り出してWEBサイトの基本仕様としてまとめていく工程が要件定義の主な流れです。
これがプロジェクト全体の根幹となり、後の「構築フェーズ」でプロジェクトの方向性に迷いが生じたい際の正しい方向性に立ち返る羅針盤のとなるのが要件定義の役割です。
- 要件定義の目的は、適切なユーザー体験の構築の基板となる基本仕様の策定
- サイトの仕様が固まらない内にデザイン主導でWEB構築に入いるとロジェクトが迷走しやすい
- デザインコンセプトは制作会社の実務経験を測る物差し
- グランドスケジュールは、要件定義が定まった時に作業範囲と共に確定される
- プロジェクト概要などの情報整理を事前に社内でまとめることで不確かな見積や提案内容を防ぐ
- 錬られた要件定義はプロジェクトの迷走を軌道修正させる羅針盤の役割を持つ
新任WEB担当者向け「用語集」
※タイトルをクリックすると、詳細な解説が表示されます。
1. アクセスログ解析
無料のGoogle社のサービス、Google Analytics：通称、 GA4(現在)などを利用して、日々の来訪者のサイト内行動を計測。
その他、来訪前にどのようなキーワード(＝検索クエリ)で検索されたか、もしくは、WEBページがGoogle検索側のシステムに適切に登録(インデックス化)されているかなどが調べられる無料のGoogle Search Consoleとの連携は必須。
これらへのアカウント登録やWEBサイト側の設定がされていない場合は、制作会社に設定やログ解析の運用の業務委託などの検討が必要となる。
2. ユーザビリティ vs アクセシビリティ
ユーザーが、サイト上で情報収集などの目的を達成させるための使いやすさの規範となる要素。情報設計や文言を含むビジュアルユーザーインターフェースの総称。
「アクセシビリティ」は、全ての閲覧者に閲覧状況に不便や差別が起こらな配慮を示す。「ユニバーサルデザイン」と同義としても使われる。
3. ユーザーインターフェース（User Interface：UI）
ユーザがプログラムやアプリ、機器での操作上のボタンなどの行動を起こす接点。UIの基本要素は、「色」、「形状」、「配置」、「動作」の4つ。機能品質を保ちユーザーに考えさせず、直感的でストレスのない操作を実現させる機能性の実現を目的とする。
4. ユーザー体験（User Experience : UX）
ユーザーが、企業に対して感じ取る情緒的な価値感。分かりやすい情報設計からストレスのないUIの操作性、そして、それらを包括するユーザビリティまでWEB上で感じる全てがUXを形成する。
WEBサイトに限らず、企業ブランドを感じ取れるあらゆる接点でブレない統一された共通の提供価値＝UXの提供が望まれる。
5. ユーザー調査 vs ユーザーテスト
サイトリニューアルでは、既存サイトの改善において問題が不明な場合を除き、基本、プロトタイプ(試作サイト)でユーザビリティの仮説検証を実施。
同様の用語で「ユーザーテスト」とは、主に商品やサービスが想定通りに対象者が受け入れるかを検証する為に行う調査。
また、事前にターゲット属性のパネル(被験者の集団)を集めて嗜好性をヒアリングやアンケートなどで潜在ニーズを発見したり、仮説検証をする定性調査としてのユーザー調査の手法もある。
特に、公共機関やECサイト、金融機関など課金行為が行われる大規模なシステム開発では時間と予算を掛けてリスク回避として事前に検証する。
予算がとれない場合は、ターゲット属性のパネルと類似した社員を集めて調査費用を軽減させる手段もある。
6. 情報設計（Information Architect : IA）
サイト来訪者が迷わない、情報の分類やコンテンツ構成。例えば、ユーザーの目的を達成させるためのナビゲーションの配置やボタンの位置、コンテンツ構成などを行動心理学や人間工学の観点から整理する。
また、ビジネスの目的や意図に合致したコンテンツ導線の設計を含む。（FAQコンテンツの設置による問合せ件数の改善、資料ダウンロードの行動を誘発する(Call to Action：CTA)リンクボタンなど）
7. ヒューリスティック分析（Heuristic Analysis）
専門家の経験則に基づいた被験者を必要としないサイトのユーザビリティ分析の手法。メリットは、短期間で手軽にサイトの分析･調査が可能。デメリットは、分析者の属人性や主観に依存する。
8. トーン＆マナー
WEBサイトにおける、デザインや文章の統一性や一貫性などの方向性を保つためのルール。通称、「トンマナ」。
サイトだけでなく、全て企業接点における統一されたブランドイメージで信頼あるユーザー体験や関係構築を醸成する。
プロジェクト運営の観点では、チーム全員で事前に共通した認識を持ち合わせ、規範を明示することで実制作の段階でデザインの方向性でブレを抑止する効果が見込まれる。
9. レスポンシブ デザイン（Responsive Web Site/Design）
単体の画像や文字データ(HTML)を、閲覧環境のデバイス(スマホ、タブレット、PC)単位で画面サイズに合わせてプログラム側で自動処理して表示する。
「レスポンシブWEBサイト(デザイン)」が正式名称。Responsiveとは、「敏速に反応する」意味。
仕組みは、サイトにアクセスした際に閲覧者側のブラウザーの横幅の表示サイズを読み取り、予め設定した横幅サイズ(ブレイクポイント)に合ったレイアウトに自動で振り分けて表示します。
通常は、PC、タブレット、スマホ用の3つのブレイクポイントの設定で対応。
10. CMS（Contents Management System）
WEBサイトを構成する要素：テキスト、画像、フロントエンドのプログラム(HTMLなど)を一元管理し配信や運用を担う統合システム。べースのプログラムがオープンソースで無料のものから有料のものまで存在する。
無料版のオープンソースで有名なのはWordPress、有料版ではAdobe Experience Manager(通称、AEM) などがある。機能面やグローバルの多言語な展開などサイトの規模により選出する。
無償版の利用でも、レイアウトに関するテンプレートや機能面やセキュリティ対策のカスタマイズ作業が発生する。
11. CRM（Customer Relationship Management）
顧客情報を一元管理するシステム。問合せや配信履歴や行動･購入データ分析などの顧客とのコミュニケーションを中心に顧客理解から満足度を高めるための情報管理ツール。
顧客情報と営業ステータスや行動･売上管理や予測など受注管理まで行うツールをSFA(Sales Force Automation)と呼ぶ。
12. RFP（Request for Proposal ）
競合コンペを開催する場合は、プロジエクト概要を提案依頼書（RFP）としてコンペ参加企業へオリエンテーション時に配布しプロジェクトの前提条件の共有が必要になります。
WEBリニューアルにおいて、「プロジェクト概要」、現状のWEBサイトの「環境情報」、そして「調査･分析の補足情報」の3点がRFPとして基本の情報構成になります。
これにより、制作業者も事前にプロジェクトの理解を深めて想定ベースの概算見積ではなく適切な見積や提案内容に期待が持てます。
13. SoW（Scope of Work）
初期段階でに大まかな項目を記載して、要件定義が策定された段階で詳細な作業構造を完成させてプロジェクト範囲(SoW: Scope of Work)の策定の役割を担います。
14. SSL（Secure Sockets Layer）
WEBの送受信の内容を暗号化して他者に傍受(盗聴)されないようにするための認証技術。また、電子証明書により通信相手の本人性を証明し、なりすましを防止するなどインターネット上の安全と信頼を提示する。
証明書が発行されているサイトのURLは” https “ではじまり、ブラウザーのURLの窓に。
昨今のブラウザーでは、SSLが導入されていないサイト(WEBアドレスが、”htpps“ではじまらないサイト)にアクセスすると、警告が表示される。
独自ドメインに対してSSLを導入するには、SSL証明書の申請手続き(＋年間費用)が必要。また、サーバー側の設定などドメインのリダイレクト設定などが必要となるため、専門業者に有償で作業依頼をする。
15. WBS（Work Breakdown Structure）
WBSとは、プロジエクト管理において作業を詳細な分解構造に仕訳し作業を視覚的に整理した管理表です。開発項目、要員数、申請と承認、期限などの状況を可視化し進捗具合を共有するプロジェクト管理表です。
16. WEB制作ワークフロー
WEB制作において業務遂行における意志決定を行う流れ。制作会社のヒアリングから提案を受けてデスカションにより確認と承認を行いプロジェクトを進めていく。
昨今では、初期段階の要件定義前にワークショップ型式を開催してクライアント側の関係する部署間で各要件や課題を取りまとめ社内で合意形成を先に確立させる方法もある。
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